Déplier

L’atelier de reprographie, dans beaucoup d’entreprises, c’est une pièce au fond d’un couloir. Une ou deux machines imposantes, des ramettes empilées, une personne qui connaît les caprices du massicot. Personne ne se demande vraiment ce que ça coûte, parce que ça a toujours été là. C’est précisément le problème : ce qui ne se questionne pas finit par coûter plus que ce qu’on imagine.

Posons les chiffres. Pas pour noircir le tableau, mais parce qu’un poste de dépense qu’on ne mesure pas est un poste qu’on ne pilote pas.

Le coût visible, et tout ce qu’il cache

Quand on pense au coût d’un atelier interne, on pense d’abord à la machine. C’est la partie visible : une presse numérique professionnelle, un traceur grand format, ça représente un investissement de 30 000 à 150 000 euros selon le parc. Cet argent est immobilisé, il s’amortit, il vieillit.

Mais la machine n’est que le début. Il faut quelqu’un pour la faire tourner, donc un à trois opérateurs à recruter et à former, avec les salaires et les charges qui vont avec. Il faut entretenir le parc : les pannes, le service après-vente, l’obsolescence qui transforme une machine de pointe en boulet en quelques années. Il faut gérer les consommables, commander, stocker, ne jamais tomber en rupture. Il faut une surface dédiée, donc des mètres carrés qui ne servent qu’à ça. Et il faut absorber les creux, ces semaines où la machine tourne à dix pour cent de sa capacité tout en coûtant cent pour cent de son amortissement.

Mis bout à bout, pour une entreprise de 200 collaborateurs, le coût total de possession d’un atelier de reprographie interne dépasse souvent les 100 000 euros par an. Et ce chiffre ne tient pas compte des sous-utilisations ni des pannes qui immobilisent tout au pire moment.

Le vrai problème n’est pas le montant, c’est sa nature

Cent mille euros par an, ce n’est pas rien, mais ce n’est pas le cœur du sujet. Le cœur du sujet, c’est que cette dépense est un coût fixe. Vous la payez que vous imprimiez beaucoup ou peu, que la machine tourne ou qu’elle dorme. Vous avez investi dans une capacité, et cette capacité vous coûte la même chose qu’elle soit pleinement utilisée ou non.

Cette rigidité a un prix caché. Quand vos volumes augmentent, votre parc finit par être sous-dimensionné, et vous voilà reparti pour un investissement. Quand ils baissent, vous payez pour une capacité que vous n’utilisez plus. Dans les deux cas, vous portez seul un risque que rien ne vous oblige à porter.

Denis Altuna, le fondateur de Coptos, résume l’alternative d’une formule : « comme si vous achetiez une part de notre atelier ». L’idée est là. Plutôt que de posséder une capacité que vous sur-payez ou sous-utilisez, vous accédez à celle d’un atelier professionnel, et vous ne payez que ce que vous consommez réellement.

Externaliser, sans déménager quoi que ce soit

C’est la logique de la Reprographie as a Service. Le mot fait penser au cloud, et la comparaison tient : au lieu d’héberger votre propre infrastructure, vous utilisez celle d’un prestataire, à la demande. Sauf qu’ici il ne s’agit pas de serveurs mais de presses, et que tout est opéré depuis l’atelier Coptos à Bagneux, pas chez vous.

Concrètement, vos collaborateurs commandent leurs impressions en ligne, sur un portail à vos couleurs avec votre catalogue et vos tarifs négociés, déployé en une journée. Les commandes sont produites et livrées par l’atelier, avec un interlocuteur dédié qui connaît vos formats et vos contraintes. Si vous avez un système d’achat centralisé comme SAP Ariba ou Coupa, l’intégration se fait par Punch-Out, et vos équipes commandent leurs impressions comme une fourniture de bureau. Ce raccordement prend une semaine chez Coptos, là où les fournisseurs d’impression classiques mettent en moyenne deux mois et demi.

Le résultat sur les coûts est mesurable. L’externalisation transforme vos coûts fixes en coûts variables et permet, en moyenne, une réduction de 30 à 40 pour cent des coûts fixes d’impression. Pas d’investissement matériel, pas de recrutement, pas de maintenance à votre charge.

Ce qu’un atelier interne ne pourra jamais vous offrir

Il y a un dernier point qu’on oublie en raisonnant uniquement en euros. Un atelier interne est limité à son parc. Vous avez acheté certaines machines, vous êtes contraint par ce qu’elles savent faire.

En externalisant, vous accédez à l’ensemble des capacités d’un atelier professionnel : le grand format numérique, l’impression sécurisée de documents confidentiels, la finition haut de gamme, la signalétique. Des prestations qu’aucun atelier interne de taille raisonnable ne peut justifier d’avoir en propre. Et chaque mois, un reporting détaillé de vos volumes et de vos coûts vous donne enfin de quoi piloter votre budget d’impression avec des chiffres, pas des estimations.

La vraie question

Alors, combien coûte un atelier de reprographie interne ? Plus que la facture des machines. Il coûte le temps de vos opérateurs, la maintenance, la surface, les creux de production, et surtout la rigidité d’un coût fixe que vous portez seul. La question n’est donc pas seulement combien il coûte, mais pourquoi continuer à porter ce coût quand vous pourriez n’acheter que ce que vous utilisez vraiment. C’est exactement ce que propose le RaaS de Coptos : votre atelier d’impression dédié, sans investir ni embaucher.

Questions fréquentes

Combien coûte un atelier de reprographie interne par an ?

Pour une entreprise d’environ 200 collaborateurs, le coût total de possession d’un atelier de reprographie interne dépasse souvent 100 000 euros par an. Ce montant additionne l’amortissement des machines (30 000 à 150 000 euros d’investissement), les salaires des opérateurs, la maintenance, les consommables et la surface dédiée, sans compter les pannes et les sous-utilisations.

Qu’est-ce que la Reprographie as a Service (RaaS) ?

Le RaaS est un service de reprographie externalisée qui remplace votre atelier interne. Il est opéré depuis l’atelier Coptos à Bagneux (92) : vos collaborateurs commandent leurs impressions en ligne ou via leur système d’achat, et l’atelier produit et livre. Vous accédez aux capacités d’une imprimerie professionnelle sans investissement ni recrutement.

Combien permet d’économiser l’externalisation de la reprographie ?

En moyenne, l’externalisation permet une réduction de 30 à 40 pour cent des coûts fixes d’impression. Elle transforme un coût fixe (machines, personnel, maintenance) en coût variable : vous ne payez que ce que vous imprimez réellement, sans investissement matériel ni recrutement.

Quelle est la différence entre le RaaS et le Managed Print Services (MPS) ?

Le Managed Print Services gère votre parc d’imprimantes existant (maintenance, consommables, optimisation des appareils sur site). Le RaaS va plus loin : il remplace l’atelier de reprographie lui-même, en externalisant la production depuis un atelier central, avec un interlocuteur unique et une intégration aux systèmes d’achat.

Combien de temps faut-il pour déployer le RaaS ?

Le portail de commande personnalisé est opérationnel en une journée. Si votre entreprise utilise un système d’achat centralisé (SAP Ariba, Coupa), l’intégration Punch-Out est déployée en une semaine, contre deux mois et demi en moyenne chez les fournisseurs d’impression classiques.